بهتر است که کار آموزش تابع VLOOKUP را از این نقطه آغاز کنیم که چرا این تابع این همه مهم است؟ و چرا باید هر کاربر اکسل آنرا در حد تسلط یاد بگیرد؟
همیشه در اکسل داده‌های ما در یک شیت متمرکز نیست. داده‌ها در شیت ها و فایل های مختلف پراکندهاند و همواره ما به گزارش و تحلیلی نیاز داریم که لازمه آن ادغام این اطلاعات پراکنده در یک شیت می‌باشد.
بگذارید مثال ساده ای بزنم. شما کارشناس برنامه ریزی تولید شرکتی هستید و دو فایل اکسل به دست شما میرسد. یکی از واحد بازرگانی و دیگری از انبار.
در فایل واحد بازرگانی اسامی و تعداد کالاهایی که مشتریان سفارش داده اند ، مشخص شده و در فایلی که از انبار دریافت کردهاید تعداد موجودی هر کالا در انبار مشخص است.
حال شما باید ابتدا این دو فایل اکسل را با تابع VLOOKUP ادغام کنید تا بتوانید مشخص کنید که از کالا چند عدد باید تولید شود. یعنی باید تعداد سفارش هر کالا را با تعداد موجودی انبار مقایسه کنید و سپس تصمیم بگیرید که برنامه تولید آن کالا چگونه باید باشد. پس VLOOKUP یک چیزی را پیدا می کند و می گوید که جلوی آن چیست.
از این تابع برای جستجوی ستون اول از یک گروه ستون برای یافتن یک مقدار مشخص و سپس یافتن مقادیر هر کدام از سلولهای مرتبط با آن استفاده می شود.حرف V در ابتدای این تابع، معنای عمودی یا vertical دارد. با این معنا که برای استفاده از این تابع مقادیر مورد جستجو باید در اولین ستون محدوده قرار گرفته باشند
نحوه استفاده از تابع:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
آرگومانهای تابع Vlookup عبارتند از:
lookup_value:مقداری است که در اختیار تابع می گذاریم و می خواهیم که در جدول اصلی جستجو شده و اطلاعات مرتبط با آن پیدا شوند. به شکل بالا دقت کنید. در هر کدام از توابع بالا، سلول B1 را باید به عنوان lookup_value معرفی کنیم.در صورتی که این مقدار در جدول اصلی یافت نشود تابع #N/A را به عنوان پیغام خطا بازگشت می دهد.
table_array:محدوده سلولهایی است که شامل اطلاعات مورد جستجوی ما هستند. در این مثال، table_array شامل سلولهای A1:F5 است. البته به جای استفاده از نام سلولها می توان از نام محدوده هم استفاده کرد. در این صورت قبل از استفاده باید محدوده را نامگذاری کرد.
col_index_num:شماره ستون مورد نظر در table_array که می خواهیم آن را برگردانیم. مثلا برای بازگردانی نام خانوادگی یک دانشجو در تابع نوشته شده برای آن عدد 3 را باید برای col_index_num مشخص کرد.نکته: اگر col_index_num را کمتر از 1 در نظر بگیریم پیغام خطای #VALUE! و در صورتی که عددی بزرگتر از تعداد ستونهای اطلاعات جدول اصلی در نظر بگیریم، (برای این مثال عددی مانند 10) پیغام خطای #REF! ظاهر خواهد شد.
range_lookup:در صورت وارد کردن عبارت TRUE، اگر lookup_value مورد نظر در جدول داده ها یافت نشود، نزدیکترین مقدار به آن به عنوان جواب برگردانده می شود. ولی در صورتیکه عبارت FALSE را وارد کنیم فقط خود مقدار مورد نظر باید یافته شود و در صورت پیدا نکردن، تابع #N/A را بر خواهد گرداند.